Workflow OUT - Procédure de Sortie Collaborateur

📋 Contexte de la procédure

Cette procédure décrit le workflow OUT pour la gestion du départ d'un collaborateur de l'entreprise Novares. Elle existe pour la restitution du matériel, la désactivation des accès et la clôture administrative.

🏢 Site de Lens

Centre d'expertise

🏭 Site de Libercourt

Usine

🏭 Site de Villers-Bretonneux

Usine

                🎯 Déclenchement : Cette procédure est initiée lors de l'annonce du départ d'un(e) collaborateur(trice) (démission, retraite, fin de contrat).
            

⚙️ Procédure de sortie du collaborateur

Création du ticket de demande

Les ressources humaines crée un ticket dans le système de gestion des demandes pour initier le processus de sortie.

📋 Création du ticket de demande de sortie

Ticket #OUT-2024-001

Type : Sortie collaborateur

Demandeur : Manager du site

Collaborateur : Alternante

Date de départ : 15/11/2024

Statut : Nouveau

💡 Information : Le ticket doit contenir toutes les informations nécessaires : identité du collaborateur, date de départ, poste occupé, matériel à restituer.

Accès à SWF (Sortie Workflow)

L'équipe IT accède au système SWF pour traiter la demande de sortie.

🔧 Interface SWF - Gestion des sorties

SWF - Sortie Workflow

Utilisateur: RH_NOVARES

Département: Ressources Humaines

Ticket: #OUT-2024-001

Statut: En traitement

Dans SWF, l'équipe RH vérifie les informations et prépare le processus de sortie.

OUT avec numéro

OUT avec attribution d'un numéro unique dans le système.

📄 Fichier OUT numéroté

Dossier OUT #OUT-2024-001-123

Collaborateur :Alternante

Matricule : 12345

Date création : ex: 01/11/2024

Échéance : ex: 15/11/2024

Statut : En cours

Ce fichier OUT servira de référence pour toutes les étapes de la procédure de sortie.

Validation du OUT

Validation du fichier OUT après complétion de toutes les étapes de la procédure de sortie.

✅ Validation du dossier OUT

Étapes de validation :

✅ Matériel restitué (ordinateur, badge, téléphone)
✅ Accès informatique désactivés
✅ Comptes fermés
✅ Documentation RH complétée
✅ Solde de tout compte préparé

Dossier OUT #OUT-2024-001-123 - VALIDÉ

Date validation : 14/11/2024

Validé par : Responsable RH

Statut : Terminé

Validation du ticket

Clôture et validation du ticket initial après confirmation de la complétion du processus.

🏁 Clôture du ticket de demande

Ticket #OUT-2024-001 - FERMÉ

Date clôture :ex: 14/11/2024

Résolution : Processus de sortie complété

Dossier OUT : #OUT-2024-001-123

Statut : Résolu

Le ticket est fermé avec les commentaires appropriés et archivé dans le système.

🔑 Points de contrôle essentiels

✅ Ticket : Demande correctement documentée

✅ SWF : Accès et traitement dans le système

✅ Dossier OUT : Numéro unique attribué

✅ Validation : Toutes les étapes complétées

✅ Clôture : Ticket fermé avec documentation

📋 Suivi Workflows

🎯 Compétences E4